Descubriendo las virtudes de la formación virtual, un caso de estudio

La capacitación virtual dirigida por un instructor ha estado creciendo mucho antes del inicio de la pandemia de COVID-19. Según el informe Estado de la industria de 2018 de ATD, un poco más de la mitad de las horas de capacitación brindadas a los empleados se brindaron en un salón de clases, mientras que un instructor impartió el 13 % virtualmente a través de seminarios web, conferencias telefónicas, etc. La combinación de clases presenciales y virtuales se ha mantenido bastante estable en los últimos años.

Claramente, COVID ha cambiado esto y ha acelerado la tendencia de entrenamiento virtual. El desafío para las organizaciones que enfrentan la capacitación casi en su totalidad en un modo virtual ahora es cómo mantener el impacto y la eficacia de la capacitación, especialmente desarrollar las habilidades de las personas sin capacitación presencial en el aula.

Dados los desafíos del COVID-19, en Global Partners Training sabíamos que nuestros clientes no podrían continuar con los talleres presenciales. Tuvimos que convertir nuestra capacitación para que fuera completamente virtual, pero nuestro diseño también tenía que preservar el mismo alto nivel de calidad e impacto empresarial que en nuestra capacitación presencial.

Nuestra Enfoque total en el cliente™ (TCF™) programa de formación ya era un aprendizaje combinado solución de talleres presenciales, webinars y microlearning. Varios clientes que ya estaban a la mitad de una implementación acordaron cambiar el resto de sus implementaciones a seminarios web dirigidos por instructores (ILW), integrados con aprendizaje electrónico en línea y microaprendizaje.

Habiendo completado el primero de estos lanzamientos, hemos descubierto una serie de ideas (los llamamos Momentos ¡Ajá!) que nos han hecho darnos cuenta de que la capacitación virtual puede, de alguna manera, ser incluso más efectiva que el enfoque tradicional del aula.

Aquí hay cinco de nuestros ¡Ajá! más interesantes. Momentos:

1. Capacitar a las personas virtualmente, utilizando seminarios web dirigidos por un instructor respaldados por Zoom, con grupos más pequeños puede ser más atractivo y efectivo que en un salón de clases presencial típico de 12 a 15 estudiantes.

Nuestro enfoque ha sido involucrar a 4-6 personas en un seminario web altamente interactivo de 90 minutos dirigido por un instructor (ILW). Cada ILW combina debates plenarios, ejercicios y salas de trabajo en las que se envía a 2 o 3 personas a una "sala virtual" separada para analizar un estudio de caso, discutir un ejercicio e incluso realizar un juego de roles. Los estudiantes pueden compartir pantallas y usar sus cámaras web en las salas de reuniones, simulando de cerca la experiencia que tendrían en un salón de clases. De manera similar, el facilitador puede visitar cada sala de trabajo para verificar y capacitar a los grupos según sea necesario. Como resultado, hemos encontrado que los estudiantes están más comprometidos de lo que estarían en un salón de clases típico. Además, al tener una proporción maestro-alumno mucho más alta, la relación con los participantes individuales se vuelve significativamente más cercana.

2. La cadencia de aplicación y capacitación frecuente, corta y específica ha resultado en niveles muy altos de retención y aplicación de nuevas habilidades y comportamientos.

Nuestro enfoque de capacitación virtual consiste en dividir los módulos de aprendizaje que se habrían cubierto en talleres de un día completo en múltiples (12-15) seminarios web de 90 minutos, respaldados por eLearning y microaprendizaje. Este microaprendizaje es la parte de autoaprendizaje y lo mantenemos por debajo de los 20 minutos. Entre cada seminario web, los estudiantes utilizan el microaprendizaje y el aprendizaje electrónico para aprender nuevos conceptos y considerar cómo los aplicarían a su propio trabajo.

3. La creación de redes entre los alumnos, tanto durante las sesiones como después, es mejor que en una formación presencial tradicional.

Cuando comenzamos, escuchamos de los participantes que sentían que extrañarían la creación de redes y el intercambio entre organizaciones que generalmente ocurre con los talleres presenciales. Lo que descubrimos, sin embargo, es que debido a que se reunían con más frecuencia (típicamente de 2 a 5 veces más con el enfoque virtual), este enfoque sostenido significaba que los estudiantes se conectaban con más frecuencia y establecían relaciones más cercanas con sus colegas. Sin duda, esto fue causado por los grupos más pequeños e íntimos en los seminarios web en vivo.

4. Es más probable que los alumnos completen el aprendizaje electrónico y el microaprendizaje cuando se dan cuenta de que es una parte integral de la capacitación virtual.

Un desafío importante para la eficacia del eLearning es lograr que el alumno realmente realice el eLearning. Descubrimos que al integrar eLearning como preparación para los seminarios web dirigidos por un instructor (ILW), las personas se dan cuenta rápidamente de que necesitan realizar el eLearning para participar plenamente y obtener todos los beneficios de los seminarios web. Rediseñamos todo nuestro aprendizaje electrónico para que se centre en el contenido y los seminarios web puedan centrarse más en la práctica y los estudios de casos. También utilizamos un enfoque de "estudio de caso" que se ejecuta en todo el programa. Cada módulo utiliza ejemplos de cómo los temas cubiertos en ese módulo podrían aplicarse a la situación de un caso específico. Piense en ello como una serie de televisión en la que se revela un nuevo episodio en cada seminario web. Y los estudios de casos se personalizaron para reflejar el mundo real de los participantes.

5. Con el ritmo modular constante, a los alumnos les ha resultado más fácil conectar su nuevo conjunto de herramientas con impactos inmediatos en sus propios proyectos de clientes, así como en los objetivos de la empresa.

En nuestro nuevo diseño, los estudiantes claramente toman dos viajes: un viaje de aprendizaje y un viaje de proyecto. Al final del programa, están obligados a presentar un informe del proyecto. Este informe resume cómo los estudiantes aplicaron sus nuevas habilidades y comportamientos para abordar un desafío difícil del cliente (o interno). El informe final también incluye una descripción del impacto de la aplicación de TCF™ en los resultados comerciales, como ingresos, costos y productividad.

En nuestro enfoque virtual, los alumnos crean su desafío y objetivo de proyecto al principio del programa. Después de los seminarios web semanales, actualizan su plan de proyecto en función de sus aprendizajes y prácticas del seminario web. Como resultado, los estudiantes establecen continuamente la conexión entre lo que estaban aprendiendo, cómo estaban aplicando el aprendizaje y el impacto en su proyecto y metas.

En general, la respuesta de los clientes que se han convertido al enfoque totalmente virtual ha sido positiva y aquellos que han completado sus implementaciones iniciales planean implementar implementaciones futuras utilizando este enfoque. Sin embargo, continuamos refinando y mejorando nuestra programas virtuales basado en la comprensión obtenida de estos éxitos iniciales. Al igual que muchos cambios provocados por COVID-19, creemos que el cambio a una mayor entrega de capacitación virtual continuará mucho después de que el virus nos haya dejado.

Llevamos más de 15 años brindando capacitación práctica y experiencial sobre relaciones con los clientes a equipos de servicio de campo globales. Contáctanos hoy mismo para intercambiar ideas sobre cómo nuestros programas personalizados pueden ayudarlo a crear un nuevo valor tanto para su empresa como para sus clientes.